AI Act: obblighi per le aziende che usano l'AI

A proposito del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale è facile sentir dire: l'AI non la sviluppiamo, la usiamo soltanto, quindi non ci riguarda. Non è esatto. L'AI Act, ufficialmente regolamento sull'intelligenza artificiale, ossia il regolamento (UE) 2024/1689, ripartisce gli obblighi tra chi sviluppa i sistemi di AI e chi li utilizza. Chi li utilizza ha meno obblighi, ma non ne è esente.

Un esempio illustrativo: in un'azienda lo stesso modello linguistico può scrivere la newsletter, e qui conta soprattutto l'alfabetizzazione in materia di AI; in un'altra può fare lo screening dei candidati, e lì dal 2 dicembre 2027 può scattare il regime rigoroso previsto per i sistemi ad alto rischio. Gli obblighi dell'AI Act per le aziende, infatti, non dipendono dallo strumento, ma dal ruolo dell'impresa e dalla finalità d'uso. Il testo descrive il quadro verificato al 16 settembre 2026 e non costituisce consulenza legale sul singolo caso.

Perché «non sviluppiamo AI» non significa «non ci riguarda»

Il primo equivoco nasce dalle regole sui modelli di AI per finalità generali, cioè i grandi modelli su cui si basano applicazioni come ChatGPT. Queste regole riguardano i fornitori dei modelli, ma secondo la Commissione chi integra un modello in un proprio sistema di AI, per esempio in un chatbot per i clienti con il proprio marchio, deve rispettare i relativi obblighi previsti per i sistemi di AI.

Il secondo è una definizione che passa spesso inosservata. Il deployer è chiunque utilizzi un sistema di AI sotto la propria autorità, salvo che si tratti di un'attività personale non professionale: di norma, quindi, anche l'azienda i cui dipendenti usano l'AI per lavoro. È una situazione frequente: secondo Eurostat, tra le imprese dell'UE con almeno 10 addetti, escluso il settore finanziario, che nel 2024 utilizzavano l'AI, quasi il 58% ricorreva a software commerciale pronto all'uso e poco meno del 22% a soluzioni di AI sviluppate dai propri dipendenti.

Cosa si applica al 16 settembre 2026 e da quando

L'AI Act è entrato in vigore il 1° agosto 2024 e si applica per gradi. Il calendario e alcuni obblighi sono stati modificati dal regolamento (UE) 2026/1744, noto come Digital Omnibus on AI, in vigore dal 27 luglio 2026. Non si tratta di una proposta, ma di diritto vigente e applicabile. Le scadenze per le aziende:

2 febbraio 2025: divieti delle pratiche a rischio inaccettabile e alfabetizzazione in materia di AI, quest'ultima dal 27 luglio 2026 in una versione attenuata.
2 agosto 2025: regole per i fornitori di modelli di AI per finalità generali.
2 agosto 2026: regole di trasparenza e avvio dei controlli sul rispetto del regolamento da parte delle autorità degli Stati membri e dell'Ufficio per l'IA della Commissione.
2 dicembre 2026: nuovi divieti per l'AI che genera materiale di abuso sessuale su minori oppure contenuti intimi o sessualmente espliciti che ritraggono una persona riconoscibile senza il suo consenso, e fine del periodo transitorio per la marcatura dei contenuti in un formato leggibile meccanicamente nei sistemi generativi immessi sul mercato prima del 2 agosto 2026.
2 dicembre 2027: regole per i sistemi ad alto rischio negli ambiti sensibili dell'allegato III, per esempio la selezione del personale o la valutazione dell'affidabilità creditizia.
2 agosto 2028: regole per i sistemi ad alto rischio integrati nei prodotti regolamentati di cui all'allegato I.

Non confonda il Digital Omnibus on AI con la proposta distinta denominata Digital Omnibus Regulation, relativa a dati, GDPR e cookie, che secondo il Parlamento europeo al 1° agosto 2026 era stata soltanto presentata e quindi non impone nulla alle aziende. In Italia la legge 23 settembre 2025, n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025, designa l'Agenzia per la cybersicurezza nazionale (ACN) come autorità di vigilanza del mercato e l'Agenzia per l'Italia digitale (AgID) come autorità di notifica, mentre per i sistemi ad alto rischio degli istituti finanziari restano competenti Banca d'Italia, CONSOB e IVASS. Il 4 agosto 2026 il Consiglio dei ministri ha approvato in via definitiva il decreto legislativo sui poteri delle autorità nazionali.

Fornitore e deployer: quando i ruoli si invertono

Il fornitore sviluppa un sistema di AI o un modello di AI per finalità generali, oppure lo fa sviluppare, e lo immette sul mercato o lo mette in servizio con il proprio nome o marchio. Un esempio illustrativo: lo sviluppatore di uno strumento per lo screening dei curriculum è il fornitore, mentre l'impresa che sottoscrive un abbonamento allo strumento è il deployer.

Il ruolo, però, non dipende solo dal contratto, ma soprattutto da ciò che la sua azienda fa con l'AI. Ai sensi dell'art. 25 diventa fornitore di un sistema ad alto rischio anche chi vi appone il proprio nome o marchio, vi apporta una modifica sostanziale oppure cambia la finalità di un altro sistema, compreso un sistema di AI per finalità generali, in modo tale che diventi ad alto rischio. Un esempio illustrativo: il reparto risorse umane comincia a usare sistematicamente un chatbot generico per valutare i candidati e l'azienda può così ritrovarsi nel ruolo di fornitore.

I quattro livelli di rischio spiegati con esempi

Gli obblighi che l'AI Act impone alle aziende dipendono anche dal livello di rischio, tra i quattro previsti, a cui appartiene il singolo utilizzo.

Rischio inaccettabile, cioè pratiche vietate. È vietato, per esempio, inferire le emozioni delle persone sul luogo di lavoro, salvo che per motivi medici o di sicurezza. Un esempio illustrativo: un call center introduce un plug-in che valuta le emozioni degli operatori a partire dalla loro voce.
Rischio alto. Un sistema di AI ad alto rischio può incidere in modo significativo sulla salute, sulla sicurezza o sui diritti fondamentali delle persone. Vi rientra, per esempio, l'AI utilizzata per la selezione del personale, per l'assegnazione dei compiti in base al comportamento o ai tratti personali, per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti o dell'affidabilità creditizia delle persone fisiche. Può fare eccezione, per esempio, un compito procedurale o preparatorio circoscritto e privo di un rischio significativo, mai però la profilazione di persone fisiche. Un esempio illustrativo: un e-commerce affida all'AI la valutazione dell'affidabilità creditizia dei clienti a cui offre il pagamento a rate.
Rischio legato alla trasparenza. In determinati casi le persone devono sapere che hanno a che fare con l'AI. Un esempio illustrativo: un video aziendale in cui l'AI imita il volto e la voce dell'amministratore delegato.
Rischio minimo. Il regolamento non introduce regole specifiche, ma l'alfabetizzazione in materia di AI vale anche in questo caso. Secondo la Commissione vi rientra la stragrande maggioranza dei sistemi di AI utilizzati nell'UE, per esempio i filtri antispam.

Cosa deve fare una normale azienda

Alfabetizzazione in materia di AI: sostenere, non certificare

L'alfabetizzazione in materia di AI (AI literacy) comprende le competenze, le conoscenze e la comprensione necessarie per un uso informato dell'AI. In base all'art. 4, nel testo in vigore dal 27 luglio 2026, fornitori e deployer «adottano misure volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione in materia di IA» del proprio personale e delle altre persone che usano l'AI per loro conto, senza l'obbligo di garantire un livello determinato. Per la Commissione l'obbligo riguarda anche l'azienda i cui collaboratori scrivono testi pubblicitari con ChatGPT, e i dipendenti devono conoscere, per esempio, il rischio di allucinazioni, cioè output falsi presentati in modo convincente. Non è una formalità: nell'indagine globale condotta con questionari da KPMG e dalla University of Melbourne, il 66% dei dipendenti che usano l'AI ha dichiarato di fare affidamento sui suoi output senza verificarli e il 56% ha commesso errori sul lavoro a causa dell'AI. Secondo la Commissione non sono richiesti né un certificato né una figura come l'AI officer, e l'azienda può tenere un registro interno della formazione.

Trasparenza verso le persone

Le regole dell'art. 50 si applicano dal 2 agosto 2026. Nel caso dei chatbot, è il fornitore a dover garantire che le persone vengano informate dell'uso dell'AI: se la soluzione è acquistata, lo verifichi quindi con il fornitore, mentre per un chatbot realizzato con il marchio della sua azienda l'obbligo è a carico dell'azienda stessa. Il deployer deve informare le persone esposte a sistemi di riconoscimento delle emozioni o di categorizzazione biometrica e segnalare i deep fake, cioè immagini, audio o video generati dall'AI che imitano persone o eventi reali e potrebbero sembrare autentici. Se l'AI genera o modifica un testo pubblicato per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, occorre dichiararlo, a meno che il testo non sia stato sottoposto a revisione umana o a controllo editoriale e qualcuno ne detenga la responsabilità editoriale.

Sistemi ad alto rischio: selezione del personale e credito

Per i sistemi ad alto rischio dell'allegato III, gli obblighi dei deployer previsti dagli artt. 26 e 27 si applicano dal 2 dicembre 2027. Ai sistemi immessi sul mercato o messi in servizio prima di tale data si applicano solo dopo una modifica significativa della loro progettazione. Il deployer deve in particolare:

utilizzare il sistema secondo le istruzioni per l'uso e affidare la sorveglianza umana a persone con la competenza e l'autorità necessarie;
se esercita il controllo sui dati di input, assicurarsi che siano pertinenti e rappresentativi;
monitorare il funzionamento del sistema, in caso di rischio informare il fornitore e l'autorità di vigilanza del mercato e sospenderne l'uso, e segnalare gli incidenti gravi;
conservare i log generati automaticamente che sono sotto il suo controllo per almeno sei mesi, salvo diversa disposizione di norme specifiche;
prima dell'utilizzo sul luogo di lavoro, informare i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati;
informare le persone riguardo alle quali il sistema adotta decisioni o contribuisce ad adottarle;
nella valutazione dell'affidabilità creditizia delle persone fisiche, nella valutazione dei rischi e nella determinazione dei prezzi delle assicurazioni sulla vita e sanitarie, oppure se l'azienda fornisce servizi pubblici, effettuare prima dell'utilizzo una valutazione d'impatto sui diritti fondamentali, cioè un'analisi dei possibili danni per le persone, e notificarne i risultati all'autorità di vigilanza del mercato.

Dove l'AI Act incontra il GDPR

L'AI Act non sostituisce il GDPR: se il sistema tratta dati personali, si applicano entrambe le normative. In base all'art. 27 modificato, nella valutazione d'impatto sui diritti fondamentali il deployer di un sistema ad alto rischio può rimandare alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) o riprenderne le parti con cui ha già adempiuto agli obblighi. Non occorre quindi svolgere due volte la stessa analisi.

Con gli strumenti di uso comune tenga d'occhio anche i dati in ingresso: secondo la già citata indagine KPMG, quasi la metà dei dipendenti ha ammesso di usare l'AI in violazione delle regole aziendali, compreso il caricamento di informazioni aziendali sensibili su strumenti pubblici gratuiti. Come impostare le autorizzazioni e limitare i dati inviati ai modelli lo spieghiamo nell'articolo AI in azienda senza caos.

Sanzioni: massimali, non tariffe

Le sanzioni massime sono articolate su tre livelli e di norma si applica il più elevato dei due importi:

violazione dei divieti: fino a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato mondiale annuo;
violazione di altri obblighi, per esempio quelli dei deployer previsti dall'art. 26 o quelli di trasparenza previsti dall'art. 50: fino a 15 milioni di euro o al 3%;
informazioni inesatte, incomplete o fuorvianti fornite alle autorità: fino a 7,5 milioni di euro o all'1%.

Per le piccole e medie imprese (PMI) si applica il minore dei due importi; per le piccole imprese a media capitalizzazione, che non sono più PMI, vale lo stesso nel secondo e nel terzo livello. L'Omnibus non ha modificato l'importo dei massimali. Sull'entità della singola sanzione decide l'autorità in base alle circostanze, per esempio la gravità e la durata della violazione, le dimensioni dell'impresa o la cooperazione con le autorità (art. 99, par. 7). Per l'alfabetizzazione in materia di AI il regolamento non fissa l'importo delle sanzioni: spetta alle leggi nazionali stabilirle e, secondo la Commissione, sono più probabili se un incidente si verifica a causa di una formazione insufficiente.

Un percorso pratico in quattro passi

Con un rischio minimo non servono software specifici né grandi progetti: spesso bastano un foglio di calcolo, regole chiare e una breve formazione. Un primo orientamento lo offrono l'AI Act Service Desk della Commissione europea e, per le piccole e medie imprese, secondo la Commissione, anche i poli europei di innovazione digitale (EDIH).

Inventario, compresa la shadow AI. Per shadow AI si intende l'uso di strumenti di AI all'insaputa dell'azienda o senza la sua approvazione. L'AI Act non conosce questo concetto, ma la shadow AI va inserita nell'inventario esattamente come le funzioni di AI dei software che l'azienda già utilizza. Poiché nell'indagine KPMG il 57% dei dipendenti che usano l'AI ha dichiarato di nasconderne l'uso, può essere utile un questionario anonimo. Elimini gli strumenti superflui prima di iniziare a documentarli; perché l'AI non deve velocizzare passaggi inutili lo spieghiamo nell'articolo L'AI non salva un processo sbagliato.
Classificazione e registrazione. Per ogni utilizzo stabilisca il ruolo e il livello di rischio e annoti la finalità, la data della valutazione e il responsabile, altrimenti l'inventario diventa presto obsoleto. Disattivi subito gli usi vietati e faccia valutare a fondo quelli ad alto rischio.
Regole e formazione. Definisca gli strumenti approvati, i dati vietati e le situazioni in cui l'output va verificato o contrassegnato. Adatti la formazione ai ruoli e ne tenga traccia.
Verifica dei fornitori. Chieda qual è la finalità prevista del sistema, se il fornitore lo considera ad alto rischio, quali istruzioni per l'uso metterà a disposizione e come gestisce l'informazione alle persone e la marcatura dei contenuti. Riporti le risposte nel contratto.

Cosa portarsi a casa

Se la sua azienda usa l'AI, di norma è un deployer e alcuni obblighi dell'AI Act la riguardano già oggi, in particolare l'alfabetizzazione in materia di AI e, in casi specifici, la trasparenza.
La portata degli obblighi dipende dal ruolo e dalla finalità d'uso, non dal marchio dello strumento. Apporre il proprio marchio, apportare una modifica sostanziale o cambiare la finalità può trasformare l'utilizzatore in fornitore.
Gli obblighi per la selezione del personale o la valutazione dell'affidabilità creditizia si applicheranno dal 2 dicembre 2027, ma conviene preparare già ora inventario, regole e formazione, perché l'alfabetizzazione in materia di AI si applica dal 2 febbraio 2025.
Prima di acquistare uno strumento di compliance, verifichi che cosa usa davvero e per quale finalità.
Il quadro è verificato al 16 settembre 2026: prima di decidere, controlli le scadenze e la disciplina italiana della vigilanza.